De do’s en don’ts van vrijwilligersvergoedingen
Alles op een rij om verrassingen te voorkomen
Clubs maken met trainers vaak afspraken over een vergoeding voor hun inzet. Meestal in de vorm van een vaste, maandelijkse vrijwilligersvergoeding die de club niet aan de belastingdienst hoeft door te geven. In een enkel geval wordt afgesproken om alleen werkelijk gemaakte kosten te vergoeden (reiskosten, een opleiding of materialen). Toch blijft het opletten voor clubs die gebruik maken van deze aantrekkelijke regelingen. Je wilt bij een controle van de belastingdienst niet ineens te maken krijgt met correcties en naheffingen.
Do’s
Vast bedrag zonder loonheffingen
Het voordeligste is om met trainers afspraken te maken op basis van de fiscale vrijwilligersregeling. Je hoeft dan geen belasting te betalen over de vergoeding aan de trainer. Om de vrijwilligersregeling toe te passen moet je wel aan de volgende voorwaarden voldoen:
- De vrijwilliger doet het werk niet als beroep.
- De vergoeding per maand is niet hoger dan € 180,-.
- De vergoeding per jaar is maximaal € 1.800,-.
Betaal je een vergoeding per uur of activiteit? Dan mag de vergoeding per uur niet hoger zijn dan € 5,- als de vrijwilliger 21 jaar of ouder is. Voor vrijwilligers die jonger zijn dan 21 jaar geldt een maximum van € 2,75 per uur.
Opstellen van een vrijwilligersovereenkomst
Het is zeker niet verplicht, maar wel aan te bevelen om ook met een vrijwilliger, die een vergoeding ontvangt, een overeenkomst op te stellen. Het voordeel van een schriftelijke afspraak is dat dit de taak wat minder vlijblijvend maakt en dat je makkelijk terug kan vallen op gemaakte afspraken. Ook kun je duidelijk aantonen dat er geen dienstbetrekking is overeengekomen. Een voorbeeld vrijwilligersovereenkomst kun je hier downloaden.
Goed werkgeverschap
Probeer met iedere vrijwilliger minimaal één keer per jaar persoonlijk te praten over zijn werk en beloning. Houdt een open gesprek in een rustige en formele sfeer. Je kunt met de vrijwilliger de inhoud van het werk, de samenwerking, de knelpunten, scholingswensen en toekomst bespreken. Deze aandacht bevorderd vaak de motivatie van de vrijwilliger. Tegelijkertijd kun je aandacht hebben voor de beloning van de vrijwilliger. Bij beloning wordt snel gedacht aan het bespreken van de financiële vergoedingen, maar denk ook aan andere voorzieningen of attenties zoals de vrijwilligersfeestavond, kortingen, cursussen of een getuigschrift.
Don’ts
Uren registreren
Je bent niet verplicht om een urenregistratie bij te houden. Dit zorgt alleen maar voor extra, onnodige administratieve lasten. Kies je voor het toekennen van een vast bedrag per activiteit, neem dan een reële urenonderbouwing op in de financiële administratie.
Combineren reiskosten en vaste vergoeding
Een club mag de fiscale vrijwilligersregeling combineren met het vergoeden van werkelijk gemaakte kosten. Alleen het totale bedrag van de vaste vergoeding en de kostenvergoeding mag dan niet hoger zijn dan de maximumbedragen per maand of jaar van de vrijwilligersregeling (€170/€1700). Toch zorgt dit voor extra administratie en daarom is het afspreken van een vast bedrag vaak handiger en scheelt de penningmeester veel werk.
Passeren grensbedragen
Lukt het niet om met de financiële afspraken binnen de vrijwilligersregeling te blijven, dan komen we op lastig terrein. Het wordt een stuk duurder. Over de vergoeding moet je dan loonheffingen afdragen, maar je krijgt ook met allerlei andere wettelijke verplichtingen te maken. Je wordt dan formeel werkgever. Gelukkig kun je als club hierbij ondersteuning krijgen van Arbeidsloket van Huis voor de Sport Groningen.
Meer info?
Wil je meer weten over wat er wel of niet kan binnen de fiscale vrijwilligersregeling, of heb je andere vragen over werken in de sport, neem dan telefonisch contact op via (050) 87 00 100 of mail naar arbeidsloket@hvdsg.nl.
